Vastgoedbeheer transparanter beheren

Al ruim 1700 jaar bewoond en ontstaan als Germaanse nederzetting in de Romeinse tijd, behoort Gemeente Zutphen tot de oudste steden van Nederland. Anno 2016 wonen er zo'n 47.000 mensen in deze stad met koopmanshuizen, pakhuizen, musea, kerken en andere monumentale gebouwen. Voor het beheer en onderhoud van alle gemeentelijke bezittingen gebruiken de vastgoedbeheerders van Gemeente Zutphen IBIS-MAIN. "Wij hebben zeven jaar geleden voor IBIS-MAIN gekozen vanwege de gebruikersvriendelijke interface, vergaande flexibiliteit in het gebruik ervan, uitgebreide onderhoudsfunctionaliteit en inzichtelijke rapportages", vertelt Dirk Punt.

''Sindsdien zijn wij er met deze software in geslaagd het vastgoedbeheer van onze gemeente zowel aanzienlijk te professionaliseren, als transparanter te maken''.

Inmiddels is het een continu proces geworden van begroten, plannen, toezicht houden op onderhoudswerkzaamheden, inspecties en plannen bijstellen, dat wij steeds verder vereenvoudigen."

IBIS-MAIN in de cloud en IBIS4Inspectie

Begin dit jaar zijn wij als Gemeente Zutphen overgestapt naar werken met IBIS-MAIN in de cloud. "Een voorbeeld van hoe wij verder vereenvoudigen, is IBIS-MAIN voortaan in de cloud gebruiken", vervolgt Punt. "Dit biedt als belangrijk voordeel dat je altijd over de laatste softwaremogelijkheden beschikt, zonder dat je als gebruiker omkijken hebt naar ICT-resources. Je neemt dan simpelweg een dienst af, waarvoor naar gebruik wordt betaald. Verder gebruiken wij ook IBIS4Inspectie om alle onderhoudsinspecties direct digitaal op een iPad in te voeren en via de cloud te synchroniseren met IBIS-MAIN. Daarmee voorkomen wij dubbel werk, namelijk eerst op papier registreren en daarna handmatig invoeren. Verder verkleint deze manier van werken ook de kans op fouten. Met dit soort efficiencyslagen slagen wij erin met dezelfde mensen meer werk te verrichten, tegen lagere kosten."

Eenvoudig beheerscenario's vergelijken

Bij Gemeente Zutphen beheren ze een grote variëteit aan objecten, waaronder buurthuizen, musea, woningen, de stadhuizen, stadsmuren en torens en een zwembad, waarvan 60% monumenten zijn. "Met IBIS-MAIN kunnen wij eenvoudig alternatieve beheerscenario's uitrekenen en met elkaar vergelijken. Dat is nodig om een goed onderbouwde beslissing te nemen over alle periodieke onderhoudswerkzaamheden, of renovaties. Verder kun je ook makkelijk schuiven met posten en budgetten, afhankelijk van het te voeren beleid. Zo gaan wij de komende jaren bijvoorbeeld flink inzetten op verduurzaming van onze portefeuille. Omdat wij een aantal maanden per jaar intensief met IBIS-MAIN werken en andere periodes minder, is het prettig dat de software zo intuïtief te gebruiken is. Om alle mogelijkheden goed te benutten huren wij enkele dagen per jaar een ibis consultant in die dan zowel onze praktische vragen beantwoord als verdere verbetertips geeft. Daardoor kunnen wij blijven inspelen op de groeiende vraag vanuit beleid en strategie."

Edwin Mekkering is werkzaam als Accountmanager Vastgoedbeheer bij Ibis (onderdeel van Brink Groep).