Grip op MJOP en MJOB dankzij managementtool Ibis

Heerhugowaard Sport NV is een semi-gemeentelijke organisatie die sinds 1 januari 2016 de Stichting Binnensport Heerhugowaard vervangt, voor het beheren en exploiteren van alle binnen- en buitencomplexen. “Wij beheren in opdracht van de gemeente Heerhugowaard met circa 55 medewerkers zo’n 23 sportaccommodaties”, vertelt directeur Adri van Excel. “Variërend van sportcomplex De Waardergolf, dat vorig jaar de titel beste binnenzwembad van 2015 won, tot kleine gymnastieklocaties.

"Om als eindverantwoordelijke grip te houden op alle noodzakelijke onderhoudswerkzaamheden, had ik vanaf het begin behoefte aan een managementtool voor het plannen en budgetteren van meerjarig onderhoud".

Gezien het feit dat de gemeente Heerhugowaard al enkele jaren IBIS-MAIN gebruikte, is dat ook hier onze keuze geworden.”

Budgetteren tot 2040 dankzij MJOP

Van Excel is begonnen om met zijn nieuwe organisatie de volledige vastgoedportefeuille te inventariseren voor het budgetteren van de onderhoudskosten tot 2040. “Wij beheren sportcomplexen met een totale onderhoudswaarde van ongeveer 25 miljoen euro in 25 jaar. Tijdens onze startinventarisatie bleek dat een deel van de beheerinformatie die wij vanuit de gemeente hebben meekregen niet volledig up-to-date was. Bijvoorbeeld de beweegbare bodem van ons zwembad De Waardergolf stond er nog niet in, terwijl die meer onderhoud vraagt dan een vaste zwembadbodem. Verder hoort ook bij recent vervangen TL-verlichting door LED-verlichting een ander onderhoudsschema en kostenplaatje. Met behulp van de uitgebreide managementrapportages in IBIS-MAIN kunnen wij die verschillen zowel eenvoudig inzichtelijk maken, als budgettair doorrekenen.”

IBIS-MAIN helpt financiële verrassingen voorkomen

“IBIS-MAIN helpt mij om financiële verrassingen te voorkomen en beter onderbouwde gesprekken te voeren met onze opdrachtgever”, resumeert van Excel. “Afhankelijk van de beschikbare budgetten kunnen zij vervolgens beslissen om tijdelijk minder onderhoud uit te voeren, of te consolideren in renovatie- of verbouwingsplannen. IBIS-MAIN maakt de gevolgen daarvan voor iedereen inzichtelijk en rekent ook alternatieve scenario’s snel door. Wij hebben van januari tot maart vijf dagen op ons bedrijf afgestemde training gekregen en werken er sindsdien productief mee. Verder heeft Ibis voor ons sportinventaris toegevoegd. Het inventariseren en inspecteren van al onze complexen kost uiteraard eenmalig veel tijd. Die investering gaan wij de komende jaren echter ruimschoots terugverdienen tijdens het maken van alle benodigde rapportages en meerjarenonderhoudsbegrotingen.”