Stad vol kansen
Gemeente Heerhugowaard is een middelgrote stad in Noord-Holland met ruim vijftigduizend inwoners en moderne voorzieningen, zoals het grote overdekte winkelcentrum Middenwaard. Het huidige bestuur heeft zich ten doel gesteld om in deze stad vol kansen samen met alle inwoners het verschil te maken, op basis van een zestal thema’s. Eén daarvan is ‘Heerhugowaard goed beheerd’, omdat het ‘huishoudboekje’ goed op orde hebben voor elke gemeenten belangrijk is om haar ambities te kunnen realiseren. In lijn daarmee heeft Arno van der Werf, Beheerder Maatschappelijk Vastgoed, het vastgoedbeheer geactualiseerd en geprofessionaliseerd. “Ik ben hier in de zomer van 2017 gestart met de opdracht om het gemeentebestuur meer inzicht en grip te geven op de meerjarige onderhoudsverplichtingen en te anticiperen op nieuwe spelregels voor vastgoedmanagement. Omdat IBIS-MAIN al jarenlang naar tevredenheid wordt gebruikt, ben ik ook met Ibis gaan sparren over onze verbetermogelijkheden.”
Data en referentiebibliotheek actualiseren
De afgelopen jaren hebben tientallen gemeenten samengewerkt aan het opstellen van nieuwe spelregels voor professioneler en transparanter vastgoedmanagement. “Vroeger was er hier een onderhoudsbedrag gereserveerd dat aan meerdere objecten en werkzaamheden besteed kon worden”, vervolgt van der Werf. “Tegenwoordig moet er echter nauwkeuriger worden begroot en gepland welke uitgaven wanneer voor welk gebouw nodig zijn. Daarom hebben wij vorig jaar onze data en referentiebibliotheek geactualiseerd, voor het maken van de jaarlijkse exploitatiebegroting en onderhoudsvoorziening planmatig onderhoud. Voor de meeste bestaande gebouwen is die actualisatie via een conditiemeting met IBIS4Inspectie gerealiseerd, terwijl voor alle nieuwe gebouwen een nulmeting is uitgevoerd. Omdat tegelijkertijd alle reserveringen en rekenregels voor het periodiek onderhoud zijn geactualiseerd en zo nodig verfijnd of juist verruimd, hebben wij nu een beter inzichtelijke meerjarenonderhoudsbegroting en -planning. Tevens klopt alle data weer met de realiteit, waardoor deze de komende jaren makkelijker up-to-date te houden is.”
Verwachtingen ingevuld
Tijdens het actualiseren van alle data en de referentiebibliotheek is ook IBIS-MAIN naar de laatste versie opgewaardeerd. “Omdat ik zelf nog geen ervaring had met IBIS-MAIN, maar wel met andere programma’s, was het prettig om met Ibis te kunnen klankborden over onze professionaliseringsslag”, zegt Van der Werf. “Door goed te luisteren naar de wensen, maar ook door te vragen naar achterliggende redenen daarvoor, zijn onze verwachtingen naar volle tevredenheid ingevuld. Behalve het al genoemde betere inzicht en grip op de kosten, kunnen wij makkelijker alle beschikbare informatie filteren naar onze fondscodes en lopende contracten, of de wettelijke verplichtingen. Door voldoende tijd te besteden aan het voorbereiden van ons verbeterproject en in overleg met Ibis kritisch na te denken over de consequenties van alle keuzes, hebben wij nu een betrouwbaarder vastgoedbeheersysteem. Met als belangrijk voordeel dat zowel vragen van het gemeentebestuur als de afdeling financiën sneller en beter onderbouwd te beantwoorden zijn.”
