Havenbedrijf Rotterdam integreert IBIS-MAIN met risicomanagement en SAP

Beheer bijzondere gebouwen en commercieel vastgoed

Het Havenbedrijf Rotterdam heeft als missie het versterken van de wereldwijde concurrentiepositie van de Rotterdamse haven, als logistiek knooppunt en industriegebied. Daar geven ze invulling aan met een duurzame ontwikkeling, beheer en exploitatie van het havengebied en een vlotte en veilige afhandeling van alle scheepvaart. “Als onderdeel van alle bedrijfsactiviteiten beheert het Havenbedrijf Rotterdam ook corporate en commercieel vastgoed”, vertelt Assetmanager Real Estate Esther Zonneveld. “Tot het corporate vastgoed behoren behalve een aantal eigen kantoren ook bijzondere gebouwen als radarposten en verkeerscentrales. Het commercieel vastgoed, waarvoor ik samen met mijn collega Vjeko Simunovic verantwoordelijk ben, bestaat uit vastgoed dat deel uitmaakt van de gebiedsontwikkelingen voor havengerelateerde bedrijfsactiviteiten. In totaal circa 250.000m2 aan bruto vloeroppervlak, verspreid over een 50 kilometer lang gebied. Om het commercieel vastgoedbeheer te professionaliseren en op een strategischer niveau te kunnen brengen zijn wij drie jaar geleden met IBIS-MAIN gaan werken”.

De zwevende kantoorvloer in het Innovation Dock op het RDM-terrein.

Integraties risicomanagement en SAP

“Onze keuze voor IBIS-MAIN is gebaseerd op de uitgebreide en flexibel in te richten functionaliteit van die software en het feit dat onze collega’s van corporate vastgoed er ook al mee werken”, vervolgt Simunovic. “Wij hebben vaak te maken met de transformatie en ontwikkeling van oude havengebieden voor nieuwe bedrijfsactiviteiten en onderwijs, zoals het afgelopen decennium voor RDM en momenteel het Merwe-Vierhavensgebied. Als eerste stap hebben wij IBIS-MAIN op maat ingericht en gevuld voor al onze toepassingen, op basis van de NL/SfB-elementenmethode en NEN 2767 conditiemetingen. Daarbij is ook een koppeling via Excel gemaakt met ons SAP ERP-systeem, waardoor alle onderhoudswerkzaamheden automatisch als werkorders zijn in te lezen voor de uitvoering. Verder maakt IBIS-MAIN nog deel uit van onze PDCA-cyclus (Plan Do Check Act), met risicomatrices voor assetmanagement volgens de ISO-55000. Tenslotte is het voor ons ook een compliance tool, waarmee wij de uitvoering van periodiek benodigde inspecties en keuringen handhaven.”

Strategischer vastgoedbeheer

“Het op maat inrichten, invoeren van alle object- en metadata en realiseren van onze integraties en rapportages heeft uiteraard de nodige tijd gekost”, vervolgt Zonneveld. “Die gaan wij nu terugverdienen bij onder andere het maken van de MJOB en daarop gebaseerd jaarplannen. Dankzij de betere kwaliteit aan beschikbare informatie was het jaarplan 2019 al binnen een dag klaar, in plaats van voorheen een aantal weken”. “Verder kunnen wij nu via de NL/SfB-codering met een letterlijke druk op de knop lijsten uitdraaien ter voorbereiding op de aanbestedingen van zowel alle bouwkundige als installatietechnische onderhoudswerkzaamheden. Een volgende stap daarin is het toevoegen van de bestekteksten op handelingenniveau. De komende jaren gaan wij het beheer van ons commercieel vastgoed naar een strategischer niveau brengen via het doorrekenen en vergelijken van verschillende scenario’s en een integratie met Bouw Informatie Modellen (BIM). Met als doel beter te kunnen inspelen op de veranderende behoeften van vastgoedgebruikers en bij de gebiedsontwikkelingen betrokken collega’s en andere stakeholders.”