Gemeenten, woningcorporaties en andere vastgoedeigenaren professionaliseren het onderhoud van gebouwen, installaties en terreinen met behulp van meerjarenonderhoudsplannen. Een lange termijn managementtool voor het vastleggen, uitvoeren en handhaven van alle onderhoudsafspraken. Op welke valkuilen moet je letten bij het opstellen van een MJOP?
Meerjarenonderhoudsbegroting of meerjarenonderhoudsplan (mjop)?
De eerste valkuil dreigt bij het creëren en managen van verwachtingen bij alle betrokken partijen. Wordt het een begroting of planning, of allebei? Op basis van de naam kunnen mensen namelijk een planning verwachten, terwijl een meerjarenonderhoudsplan in de praktijk meestal een raming van alle te verwachten onderhoudskosten in de tijd zijn. Verder ontstaan er verwachtings- en interpretatieverschillen over de nauwkeurigheid van zo’n kostenraming en vaktermen als scenario’s. Om die verschillen te voorkomen moet je eerst afspreken of mogelijke uitvoeringsvarianten op basis van kosten of tijd, of allebei worden vergeleken? Rekening houdend met het feit dat de nauwkeurigheid van elke kostenraming afneemt, naarmate de planningsperiode langer wordt.
Korte versus lange termijn focus
Een tweede valkuil is plannen voor de lange termijn, terwijl je uitvoert met een korte termijn focus. Software voor het maken van MJOP’s biedt vaak uitgebreide functionaliteit voor het inzichtelijk maken en optimaliseren van alle onderhoudsverplichtingen over meerdere jaren. In de dagelijkse praktijk kijken gemeenten en woningcorporaties echter vooral naar het komende begrotingsjaar en sturing op individuele kostenposten. Door beschikbare functionaliteit voor het analyseren en plannen van alternatieve scenario’s en clusteren van werkzaamheden te gebruiken, kun je als vastgoedbeheerder strategischer de regie gaan voeren over alle toekomstige verplichtingen. Met als bijkomend voordeel tevens de kans duurzamere beslissingen te nemen.
Visie op strategisch vastgoedbeheer
Organisaties die het beheer van vastgoed willen professionaliseren hebben een strategische visie en lange termijn doelstelling nodig. Maar ook de benodigde managementkennis en praktijkervaring. Oftewel antwoorden op de open vragen: wat wil je met een MJOP bereiken, waarom en wanneer? Vaak beginnen projecten voor het implementeren van een beheeroplossing op strategisch niveau, maar ontbreekt er kennis en ervaring op operationeel niveau bij de dagelijkse gebruikers. Programma’s voor het maken van MJOP’s zijn slechts hulpmiddelen die je als beheerder allereerst zelf moet inrichten naar de eigen wensen en daarna moet vullen met de actuele status en onderhoudsinformatie van alle objecten.
Onderschatting implementatie (NEN 2767)
Een vierde valkuil is onderschatting van de implementatie van een vastgoedbeheerprogramma. Niet omdat het zo complex is, maar vanwege de benodigde invoer van alle onderhoudsinformatie en conditiemetingen volgens de NEN 2767. Daarmee kwalificeer en kwantificeer je de huidige status en gebreken aan alle bouw- en installatiedelen, als 0-meting voor alle beleidsbeslissingen en uitvoeringsplanning. Omdat informatie het nieuwe goud is, moet je als organisatie altijd meer tijd en energie steken in de nauwkeurigheid en volledigheid daarvan, dan iedereen bij de projectstart verwacht. Zo komen we weer terug op valkuil 1: het succes en rendement van elke oplossing voor vastgoedbeheer valt of staat met het managen van verwachtingen.
Jeroen Hagen is werkzaam als Senior Manager bij Brink.
